For the job description in English: Executive Assistant

Aperçu du poste

L’assistant(e) de direction est un(e) solutionneur(se) de problèmes plein de ressources, optimiste, énergique et toujours prêt(e) à soutenir le directeur exécutif et l’équipe de Connexions. L’assistant(e) de direction possède d’excellentes compétences en communication et en organisation. Il ou elle traite les clients, le personnel, les partenaires et les bénévoles avec respect et est attentif, poli et professionnel, que ce soit au téléphone, par courriel ou en personne.
Les connaissances, aptitudes et compétences requises pour réussir dans ce rôle sont identifiées ci-dessous.

Compétences requises:

Connaissances

• Un DEC en administration de bureau ou un autre domaine d’études pertinent. Les candidats ayant un DEP en secrétariat et de l’expérience ou ayant une vaste expérience et aucune formation peuvent être considérés.
• Au moins un an d’expérience dans un poste similaire.
• Connaissance avancée des logiciels Microsoft Office tels qu’Excel, Word et PowerPoint ainsi qu’une certaine connaissance d’Airtable, Dropbox, MailChimp ou WordPress.
• Connaissance de base de la comptabilité.
• La connaissance du secteur de la santé et des services est considérée comme un atout.

Compétences

• Organisation
• Administration
• Gestion du temps et établissement des priorités
• Souci du détail
• Classement et saisie de données
• Compétences interpersonnelles
• Compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français.

Aptitude

• Débrouillardise
• Capacité d’adaptation
• Travail d’équipe
• Capacité de communication
• Attitude positive
• Autonomie

Rôles et responsabilités spécifiques

• Fournir un soutien pour la préparation de rapports, de demandes de projets, d’évaluations, de comptes rendus de réunions, etc.
• Effectuer des tâches de bureau, telles que le classement, l’organisation de réunions et la commande de fournitures.
• Filtrer tous les appels téléphoniques et les courriels entrants et les diriger comme il convient.
• Fournir un soutien technique pour les événements virtuels.
• Fournir un soutien à la planification en temps réel en réservant des réunions, des rendez-vous et en prévenant les conflits.
• Réserver les lieux et les services de traiteur pour les événements.
• Tenir à jour et coordonner les listes d’inscriptions aux événements.
• Compiler et résumer les formulaires d’évaluation des participants et ajouter les nouveaux membres à notre compte MailChimp.
• Commander le matériel, créer des kits d’information et préparer les envois postaux pour les ateliers, les séances d’information, les forums, les séances de vidéoconférence, etc.
• Maintenir, coordonner et commander les fournitures de bureau.
• Maintenir et mettre à jour la bibliothèque de documentation.
• Maintenir et mettre à jour des listes telles que le matériel promotionnel, la documentation, les demandes de renseignements, la liste des contacts, les annuaires, le matériel de bureau, etc.
• Maintenir et mettre à jour les fichiers (électroniques et papier).
• Gérer le courrier papier et électronique général.
• Entretenir les équipements de bureau.
• Développer et mettre à jour des systèmes administratifs pour rendre le bureau plus efficace.
• Traiter les formulaires de demande de remboursement des frais du personnel.
• Traiter les factures des fournisseurs.
• Assurer la liaison avec le personnel, les contractants et les parties prenantes externes.
• Fournir des rapports d’activité réguliers au directeur exécutif.
• Participer à des réunions externes à l’occasion ; et
• Autres tâches et fonctions connexes identifiées par le directeur exécutif.